Política de tratamento de dados pessoais

Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2), y en desarrollo del deber previsto en el artículo 17, literal k), de la Ley 1581 de 2012. Regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que trata Gaia Travel Group S.A.S. en calidad de Responsable del Tratamiento.

Al diligenciar el formulario de contacto del sitio web, remitir información por los canales de la empresa o contratar sus servicios, usted, como Titular de los datos, declara conocer y aceptar esta Política y autoriza el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí descritos.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de sus datos personales es:

• Razón social: Gaia Travel Group S.A.S.
• NIT: 901251197-7
• Registro Nacional de Turismo (RNT): 274721, en las categorías "Agencias de Viajes" y "Agencia de Viajes Operadora".
• Domicilio y dirección de notificaciones: Carrera 10 #17B-41, Funza, Cundinamarca, Colombia.
• Correo electrónico de operaciones: operaciones@gaiatravel.co
• Correo electrónico para el ejercicio de derechos de habeas data: gerencia.general@gaiatravel.co, a cargo del Gerente General en su condición de responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Por confirmar: correo electrónico definitivo y área o cargo responsable de habeas data. IMPORTANTE: los correos usan el dominio @gaiatravel.co mientras que el sitio web es gaiatravelgroup.com; verificar cuál dominio es el correcto y que la casilla de habeas data esté activa y monitoreada, pues es el canal legal para el ejercicio de derechos
• Teléfono / WhatsApp: +57 314 880 3868
• Sitio web: https://gaiatravelgroup.com

2. Definiciones

Para efectos de esta Política se aplican las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, entre ellas:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos; en este caso, Gaia Travel Group S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: tratamiento que implica la comunicación de datos dentro o fuera del territorio nacional a un Encargado, para que este los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos por el Responsable o Encargado a un receptor que a su vez es Responsable, dentro o fuera del país.

3. Datos personales que se recolectan

Gaia Travel Group S.A.S. recolecta, principalmente a través de su formulario web y demás canales de atención, los siguientes datos:

• Nombre del Titular.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Datos del viaje: destino, fechas, número de viajeros y presupuesto aproximado.

Para la formalización y prestación de los servicios turísticos, la empresa puede requerir datos adicionales tales como número y tipo de documento de identidad, datos de pasaporte y visados, fecha de nacimiento, nacionalidad, datos de facturación y, cuando el viajero los suministre de forma voluntaria, información necesaria para la reserva (por ejemplo, requerimientos alimentarios o de asistencia especial). Tales datos serán solicitados únicamente en la medida en que resulten necesarios para la finalidad informada.

4. Finalidades del Tratamiento

En cumplimiento del principio de finalidad, los datos personales serán tratados de manera determinada, explícita y legítima, exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Atender las solicitudes, cotizaciones y consultas remitidas a través del formulario web y demás canales de contacto.
• Diseñar, gestionar, reservar y prestar los servicios turísticos contratados, incluyendo viajes a medida, viajes en grupo, cruceros y eventos corporativos.
• Gestionar reservas de servicios turísticos tales como tiquetes aéreos, alojamiento, transporte terrestre y marítimo, tours, excursiones, alimentación y seguros de viaje o asistencia.
• Transmitir y transferir los datos necesarios a los prestadores de servicios turísticos (aerolíneas, hoteles, operadores mayoristas, transportadores, sistemas globales de distribución - GDS, aseguradoras y demás proveedores) con el fin exclusivo de ejecutar los servicios contratados.
• Emitir facturación y dar cumplimiento a las obligaciones contables, tributarias y legales a cargo de la empresa.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) y realizar encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados.
• Dar cumplimiento a obligaciones de información y registro frente a autoridades competentes cuando la ley lo exija (por ejemplo, en materia migratoria, cuando resulte aplicable).
• Enviar información comercial, promociones, novedades y comunicaciones de fidelización sobre los servicios de la empresa, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la cesación del envío de dichas comunicaciones.
• Conservar la información con fines de soporte, prueba de la relación contractual y atención de eventuales reclamaciones.

Los datos no serán tratados para finalidades distintas de las aquí señaladas o de las autorizadas por el Titular. Cualquier nueva finalidad requerirá una autorización previa e independiente.

5. Autorización del Titular

El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Dicha autorización puede obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluidos medios físicos, electrónicos, la aceptación en línea de esta Política o conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. La carga de la prueba de la autorización corresponde a Gaia Travel Group S.A.S.

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información sea: (i) requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) de naturaleza pública; (iii) necesaria en casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratada con fines históricos, estadísticos o científicos previa adopción de medidas de disociación; o (v) relacionada con el Registro Civil de las personas.

5.1. Datos sensibles

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Gaia Travel Group S.A.S. no condiciona sus servicios a la entrega de datos sensibles. Cuando, con ocasión de un servicio, resulte necesario tratar datos sensibles (por ejemplo, información de salud requerida para asistencia especial durante el viaje), el tratamiento se realizará únicamente con la autorización explícita y previa del Titular, quien tiene derecho a no otorgarla, informándole cuáles datos son sensibles y la finalidad de su tratamiento.

5.2. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará atendiendo el respeto de sus derechos prevalentes y su interés superior, y solo cuando el tratamiento responda a esa finalidad. Cuando la contratación de servicios involucre a menores de edad, los datos serán suministrados y autorizados por sus padres o representantes legales.

6. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley exceptúa la autorización.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual que imponga conservar la información.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para el ejercicio de los derechos: consultas y reclamos

El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán ejercer sus derechos remitiendo su solicitud al correo electrónico gerencia.general@gaiatravel.co Por confirmar: correo electrónico definitivo de habeas data o a la dirección Carrera 10 #17B-41, Funza, Cundinamarca. La solicitud deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos y del derecho que desea ejercer, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

7.1. Consultas

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. En consecuencia, el término máximo total para atender una consulta es de quince (15) días hábiles.

7.2. Reclamos

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo, que será tramitado bajo las siguientes reglas:

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. En consecuencia, el término máximo total para atender un reclamo es de veintitrés (23) días hábiles.

7.3. Requisito de procedibilidad ante la SIC

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Gaia Travel Group S.A.S.

8. Transmisión y transferencia de datos a terceros

Para la prestación de los servicios turísticos, Gaia Travel Group S.A.S. transmite y/o transfiere datos personales a terceros que participan en la ejecución del viaje, tales como aerolíneas, hoteles y establecimientos de alojamiento, operadores mayoristas y turísticos, transportadores terrestres y marítimos, líneas de cruceros, sistemas globales de distribución (GDS), aseguradoras y proveedores de servicios de pago. Esta comunicación de datos se realiza con la única finalidad de gestionar y prestar los servicios contratados por el Titular.

Cuando la prestación del servicio implique el envío de datos a destinos internacionales, el Titular reconoce y autoriza que sus datos podrán ser transferidos y tratados fuera de Colombia por los prestadores ubicados en el país de destino, en la medida necesaria para ejecutar el servicio. Los terceros que actúan como Encargados tratarán los datos por cuenta de la empresa y conforme a las finalidades autorizadas; los prestadores finales que actúan como responsables independientes aplican sus propias políticas de tratamiento de datos.

9. Medidas de seguridad

Gaia Travel Group S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para procurar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en observancia de los principios de seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012.

10. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y para atender las obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales a cargo de la empresa, así como para la atención de eventuales reclamaciones. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos o sometidos a medidas de disociación. Por confirmar: plazo exacto de conservación de datos que definirá la empresa según sus obligaciones contables, tributarias y contractuales

11. Vigencia de la Política y de las bases de datos

La presente Política rige a partir de su publicación y deja sin efecto las disposiciones anteriores que le sean contrarias. Las bases de datos administradas por Gaia Travel Group S.A.S. permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades del tratamiento. Cualquier modificación sustancial a esta Política será comunicada a los Titulares a través de los canales dispuestos por la empresa, con antelación a su entrada en vigor.

Última actualización: 30 de agosto de 2026