Términos y Condiciones
Los presentes Términos y Condiciones regulan la relación entre Gaia Travel Group S.A.S. y las personas que solicitan cotizaciones, reservan o contratan sus servicios (en adelante, el "Viajero" o el "Usuario"). Al diligenciar el formulario web, aceptar una cotización o contratar cualquier servicio, el Viajero declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos y Condiciones.
1. Identificación del prestador y Registro Nacional de Turismo
El prestador de servicios turísticos es:
- Razón social: Gaia Travel Group S.A.S.
- NIT: 901251197-7
- Registro Nacional de Turismo (RNT): 274721, en las categorías "Agencias de Viajes" y "Agencia de Viajes Operadora".
- Domicilio: Carrera 10 #17B-41, Funza, Cundinamarca, Colombia.
- Correo electrónico de operaciones: operaciones@gaiatravel.co
- Teléfono / WhatsApp: +57 314 880 3868
- Sitio web: https://gaiatravelgroup.com
- Por confirmar: el correo de contacto usa el dominio @gaiatravel.co mientras que el sitio web es gaiatravelgroup.com; verificar cuál es el dominio correcto y unificar el dato en ambos documentos
Gaia Travel Group S.A.S. cuenta con Registro Nacional de Turismo vigente, requisito previo y obligatorio para el ejercicio de la actividad, de conformidad con la Ley 300 de 1996, modificada por la Ley 1558 de 2012 (artículo 33). El número de RNT se exhibe en la publicidad, el sitio web, las cotizaciones y los documentos de la empresa.
2. Objeto y naturaleza del servicio
Gaia Travel Group S.A.S. es una agencia de viajes y operadora turística cuya actividad consiste en la organización, promoción, intermediación y venta de planes y servicios turísticos, incluyendo el diseño de viajes a medida, viajes en grupo, cruceros y eventos corporativos. La empresa presta sus servicios conforme a la clasificación de agencias de viajes prevista en la Ley 300 de 1996 (modificada por la Ley 1558 de 2012) y en el Decreto 1074 de 2015.
3. Condición de intermediaria y cláusula de responsabilidad
Esta cláusula se incorpora en cumplimiento del Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.4.3.2.1 y siguientes, con origen en el Decreto 2438 de 2010), que exige consignar la cláusula de responsabilidad en los planes y paquetes turísticos.
Gaia Travel Group S.A.S., titular del RNT No. 274721, actúa exclusivamente como intermediaria entre el Viajero y las empresas o personas encargadas de prestar los servicios de transporte aéreo, terrestre y marítimo, alojamiento, alimentación, excursiones, seguros de asistencia y demás servicios contratados. En consecuencia, la responsabilidad de la empresa por la calidad e idoneidad de los servicios se circunscribe a los términos y condiciones del programa ofrecido y a la buena gestión de la reserva (información suministrada, expedición de documentos y coordinación de las reservas).
Gaia Travel Group S.A.S. no será responsable por los perjuicios derivados del incumplimiento, retrasos, cancelaciones, deficiencias, modificaciones o daños que sean atribuibles a los prestadores finales o a terceros, ni por eventos de fuerza mayor o caso fortuito (accidentes, huelgas, condiciones climáticas, cierres de fronteras, decisiones de autoridad, entre otros). Cada prestador responde directamente frente al Viajero conforme a sus propias condiciones. Las condiciones especiales de cada prestador (aerolíneas, hoteles, líneas de cruceros, aseguradoras, entre otros) aplican directamente al Viajero.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a la empresa por su propia gestión y por sus deberes de información y de garantía frente al consumidor. Esta cláusula no exonera a Gaia Travel Group S.A.S. de la responsabilidad derivada de su propia culpa o dolo, ni traslada de forma abusiva los riesgos al Viajero, en los términos de la Ley 1480 de 2011.
3.1. Responsabilidad en el servicio de transporte aéreo
De conformidad con el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.4.3.2.3), Gaia Travel Group S.A.S. no asume responsabilidad frente al Usuario por el servicio de transporte aéreo, salvo que se trate de vuelo fletado (chárter), caso en el cual responde en los términos del respectivo contrato de transporte. El transporte aéreo se rige por el Código de Comercio y por los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC) de la Aeronáutica Civil, en especial el RAC 3 sobre derechos y deberes del pasajero. Las condiciones de tarifa, equipaje, cambios, penalidades y reembolsos de los tiquetes aéreos son fijadas por cada aerolínea y aplican directamente al Viajero.
4. Cotizaciones, tarifas y disponibilidad
Las cotizaciones tienen carácter informativo y se emiten con base en la disponibilidad y las tarifas vigentes al momento de su elaboración. Las tarifas de los servicios turísticos son dinámicas y pueden variar por decisión de los prestadores, por fluctuaciones de tipo de cambio, por cambios en impuestos, tasas o contribuciones, o por la pérdida de disponibilidad. En consecuencia, las tarifas solo se consideran en firme una vez confirmada la reserva y realizado el pago dentro de los plazos indicados. La confirmación de cualquier servicio está sujeta a la disponibilidad real al momento de efectuar la reserva.
5. Reservas y pagos
- La reserva se entiende confirmada únicamente cuando la empresa así lo comunique al Viajero y este haya efectuado el pago en las condiciones y plazos establecidos.
- Según el servicio, podrá requerirse un pago anticipado o depósito para garantizar la reserva, y el pago del saldo dentro del plazo que se informe. El incumplimiento en el pago dentro de los plazos podrá dar lugar a la cancelación de la reserva y a la aplicación de las penalidades de los prestadores.
- Los medios de pago aceptados se informarán al Viajero. La empresa no solicita ni almacena datos completos de tarjetas por canales no seguros.
- Los precios se informarán en la moneda indicada en la cotización. Cuando los servicios se coticen en moneda extranjera, el valor en pesos podrá variar según la tasa de cambio aplicable al momento del pago.
6. Cambios, cancelaciones y reembolsos
- Las solicitudes de cambio o cancelación por parte del Viajero deben presentarse por escrito a operaciones@gaiatravel.co y quedan sujetas a las condiciones, penalidades y cargos que apliquen los prestadores de cada servicio (aerolíneas, hoteles, líneas de cruceros, operadores, aseguradoras, entre otros).
- Los reembolsos, cuando procedan, se sujetan a las políticas de cada prestador y podrán estar afectados por penalidades, cargos no reembolsables y gastos de gestión. Los tiempos de reembolso dependen de los procedimientos de cada prestador y de los medios de pago utilizados.
- Algunos servicios y tarifas son, por su naturaleza, no reembolsables o no modificables; dicha condición se informará al Viajero antes de confirmar la reserva.
- Los cambios solicitados por el Viajero (fechas, nombres, itinerarios, número de viajeros) pueden generar diferencias tarifarias y cargos adicionales, que serán asumidos por el Viajero.
7. Derecho de retracto
De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en las ventas realizadas mediante métodos no tradicionales o a distancia, y en las ventas con financiación, el Viajero tiene derecho a retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato. Ejercido el retracto en tiempo, se resuelve el contrato y la empresa devolverá el dinero pagado, sin descuentos, en un término máximo de treinta (30) días calendario.
De acuerdo con el parágrafo del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el derecho de retracto no aplica, entre otros, en los siguientes casos frecuentes en la actividad turística:
- Servicios cuya prestación haya comenzado con acuerdo del Viajero antes del vencimiento del plazo de retracto.
- Bienes o servicios cuyo precio dependa de fluctuaciones del mercado no controlables por el prestador (por ejemplo, tarifas aéreas dinámicas).
- Servicios de prestación en una fecha o período específico (por ejemplo, alojamiento, tiquetes o servicios con fecha fija).
- Bienes confeccionados conforme a las especificaciones del Viajero o claramente personalizados.
Por lo anterior, servicios como los tiquetes aéreos, las tarifas dinámicas, el alojamiento con fecha determinada y los servicios ya iniciados quedan, por regla general, excluidos del derecho de retracto. La empresa informará al Viajero, en cada caso, si el servicio contratado admite o no retracto.
8. Reversión del pago
De conformidad con el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y sus normas reglamentarias, cuando la venta se realice a través de comercio electrónico y el pago se efectúe con instrumento de pago electrónico (por ejemplo, tarjeta de crédito o débito), el Viajero podrá solicitar la reversión del pago ante las entidades correspondientes en los casos previstos por la ley, tales como operaciones no autorizadas, fraude, o cuando el servicio adquirido no sea recibido o no corresponda a lo solicitado. El Viajero deberá presentar la solicitud dentro de los términos y bajo las condiciones establecidas en la ley.
9. Documentación del Viajero
Es responsabilidad exclusiva del Viajero contar con la documentación exigida para el viaje y mantenerla vigente, incluyendo, según el destino, documento de identidad, pasaporte, visados, permisos de salida de menores de edad, certificados de vacunación y demás requisitos de entrada y salida que establezcan las autoridades de origen, tránsito y destino. Gaia Travel Group S.A.S. podrá brindar información de referencia sobre estos requisitos, pero no sustituye la verificación que debe realizar el Viajero ante las autoridades y representaciones diplomáticas competentes. La empresa no será responsable por los perjuicios derivados de la falta, insuficiencia o vencimiento de la documentación del Viajero, ni por la negación de embarque, ingreso o tránsito por parte de las autoridades.
Cuando el viaje involucre a menores de edad, el Viajero deberá cumplir los requisitos legales aplicables, incluyendo, cuando corresponda, las autorizaciones de salida del país.
10. Obligaciones del Viajero
- Suministrar información veraz, completa y actualizada para la gestión de las reservas.
- Revisar cuidadosamente los datos, itinerarios y condiciones de los servicios confirmados y reportar oportunamente cualquier inconsistencia.
- Cumplir los plazos de pago y las condiciones de cada prestador.
- Observar las normas, reglamentos y disposiciones de las autoridades y de los prestadores durante el viaje.
11. Fuerza mayor y caso fortuito
Gaia Travel Group S.A.S. no será responsable por el incumplimiento o la modificación de los servicios cuando ello obedezca a hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, tales como desastres naturales, condiciones climáticas adversas, epidemias o pandemias, conmoción interna, huelgas, cierres de fronteras, actos de autoridad, restricciones sanitarias o de seguridad, y demás eventos ajenos al control de la empresa. En tales casos se aplicarán las políticas de los prestadores respecto de reprogramaciones, penalidades o reembolsos.
12. Prevención de la explotación y el abuso sexual de niños, niñas y adolescentes (ESCNNA) — Advertencia obligatoria
ADVERTENCIA: En cumplimiento de la Ley 679 de 2001 y de la Ley 1336 de 2009, Gaia Travel Group S.A.S. advierte al Viajero que la explotación y el abuso sexual de niños, niñas y adolescentes (ESCNNA) en el país son sancionados penal y administrativamente conforme a las leyes vigentes.
Gaia Travel Group S.A.S. rechaza de manera absoluta toda forma de explotación, pornografía, turismo sexual y demás conductas que atenten contra la integridad y los derechos de los niños, niñas y adolescentes. La empresa, sus colaboradores y sus proveedores no promueven, facilitan ni toleran ninguna de estas conductas, y colaborarán con las autoridades para su prevención y sanción. El Viajero que incurra en dichas conductas responderá penal y civilmente conforme a la ley.
Por confirmar: si la empresa cuenta con un Código de Conducta formal adoptado y firmado en materia de prevención de la ESCNNA, incluir aquí su referencia y disponibilidad para consulta
13. Protección de datos personales
El tratamiento de los datos personales del Viajero se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de Gaia Travel Group S.A.S., adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, la cual el Viajero declara conocer y aceptar. Dicha Política está disponible en los canales de la empresa.
14. Ley aplicable y jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de la relación entre el Viajero y Gaia Travel Group S.A.S. se someterá a la jurisdicción de los jueces y autoridades competentes de Colombia, sin perjuicio de los derechos que la ley reconoce al consumidor.
15. Vigencia y modificaciones
Estos Términos y Condiciones rigen a partir de su publicación. Gaia Travel Group S.A.S. podrá modificarlos en cualquier momento; las modificaciones se publicarán en los canales de la empresa y aplicarán a las contrataciones realizadas con posterioridad a su entrada en vigor.
Última actualización: 30 de agosto de 2026